Administratoriaus pozicija personalo atrankų specialistės akimis.

Deimantė Petrauskaitė, kompanijos People Link vyresnioji personalo atrankų ir vertinimo konsultantė dirba su administratorių paieška ir atranka. Ji mielai sutiko mums papasakoti ko iš administratorių tikisi darbdaviai, kokios yra šios pozicijos tendencijos, paradoksai ir vertė.

Užduokite sau klausimą – kam įmonei reikalingas administratorius? Jei jūsų atsakymas – skanuoti dokumentus ir atnešti kavą,  jūs gyvenate praeitame dešimtmetyje! Šiuolaikiniai administratoriai atlieka vieną iš kertinių vaidmenų biure ir vargu ar rinka gali pasigirti dideliu skaičiumi sėkmingų įmonių galinčių apsieiti be šios rolės. Administratoriaus pozicija gali apimti dalį žmogiškųjų išteklių, pirkimų, pardavimų ir net teisinių bei IT paramos funkcijų.

Tačiau deja, bet visuomenėje stereotipas apie administratorių atliekamas funkcijas dar vis stipriai įsišaknijęs. 

Būdama atrankų specialiste, pastebiu darbo rinkoje vyraujančią įdomią tendenciją, kuri smarkiai pasikeitė nuo dar prieš keletą metų egzistavusios administratorių atrankos kultūros. Jeigu anksčiau administratorių atrankos buvo vienos iš paprasčiausių dėl didelio šios specialybės atstovų skaičiaus rinkoje, tai šiai dienai, vadovaujančių pozicijų paieškas atlikti neretai yra gerokai lengviau nei rasti profesionalų administratorių. O kadangi administratoriaus funkcija, kaip jau ir buvau minėjusi – kertinė,  jos poreikis rinkoje yra nuolatinis. 

Stereotipiniam požiūriui apie administratorius įsigalėjus, pozicija tapo mažiau patraukti ir dažnai traktuojama, kaip „tarpinė stotelė“ tolimesnėje talentų karjeroje. Vis daugiau, ką tik pabaigusių studijas specialistų, renkasi bandyti savo jėgas šiame vaidmenyje ir greitai palieka darbovietes. Dėl to ženkliai mažėja žmonių, kurie administracines pozicijas renkasi, kaip savo augimo kryptį ir karjeros kelią. O čia kaip tyčia – įmonės vis labiau nori rasti sėslų ir administracinį darbą mylintį darbuotoją. Taip veikiausiai atsitiko įmonių atstovams pastebėjus, kad administratorių kaita bendrovei yra kenksminga, nes šie darbuotojai prisiliečia ne tik prie įmonės konfidencialios informacijos, dokumentų, darbuotojų sutarčių ir pan., bet ir turi poveikį įmonės kultūrai. Tad nuolat besikeičiantys administracijos žmonės ne tik apsunkina veiklą, bet yra žalinga įmonės sveikatai.

Dirbdama su administratorių paieška ir atranka, jau keletą metų pastebiu, kad daugiausiai kandidatų dėmesio ir motyvacijos susilaukia tie darbo pasiūlymai, kuriuose akcentuojama pozicijos reikšmė ir vertė bendrovei bei jos darbuotojams. Įmonės, kurios pripažįsta, kad tai plačios bei įvairiapusės atsakomybės ir kompetencijų reikalaujanti rolė, lengviau pritraukia stiprių kandidatų.

Rašydama šį tekstą, nenoriu būti vienašališka, tad pažvelkime į abi puses. Ar esate girdėję frazę „kavos aš tikrai nenešiosiu“ iš kandidato į administratoriaus poziciją ? Aš šią frazę girdžiu bent iš vieno kandidato kiekvienoje administratoriaus paieškoje. Stereotipas sąlygojo, kad kandidatų rinka pradėjo tam tikrus administratorių darbus suvokti, kaip prastesnius ar net žeminančius. Tokie ir kiti panašūs išsireiškimai, siekiant „apginti“ savo asmenybę bei orumą nuo stereotipo kiša koją ne vieno darbo ieškančio kandidato savireprezentacijai. Vadinasi, už tai, kad „administratorius“ nebūtų etiketė, o reikšminga rolė, esame atsakingi visi, įskaitant darbdavius, bet taip pat ir šios pozicijos atstovus. Beje, apie svečių pasitikimo ir priėmimo reikšmę organizacijai kalbėsiu toliau. Jeigu iki šiol manote, kad tai nereikšmingas ar juolabiau gėdingas darbas – ir vėl suklydote. 

Kas atrankos metu svarbu darbdaviams?

Daug kalbama apie tai, kad jau greitai mūsų turimos žinios ir patirtis gali būti nesudėtingai pakeisti IT sistemomis bei robotizuotais sprendimais. Prognozuojama didesnė skaitmenizacijos grėsmė apskaitos bei administracinėms pozicijoms, nes nemaža dalis kasdienių darbų gali būti perkeliama dirbtiniam intelektui. Tačiau niekas negali paneigti to, kad jokia robotizuota sistema negali pakeisti asmenybės kaip visumos ir skirtingų asmenybės bruožų, kurie reikalingi kiekvienoje rolėje. Pavyzdžiui, vis dažniau rinkoje ieškome administratorių, kurie būtų atsakingi ne tik už įmonės dokumentų valdymą, archyvavimą ar darbą su tiekėjais, bet ir pozityvaus klimato palaikymą darbe, komandą formuojančių renginių organizavimą, gerą nuotaiką ir pan. 

Bendraudami su savo klientais pastebime, kad ieškodami administratoriaus ar biuro vadovo, poreikio surinkimo pokalbio metu, kalbame ne apie užduotis, o būtent apie norimą asmenybę. 

2019 metais People Link atliko kasmetinį tyrimą, kuriuo siekė išsiaiškinti kokių asmenybės savybių nori ir iš savo darbuotojų tikisi darbdaviai. Nors tyrimas kalba apie bendrus darbdavių lūkesčius skirtingoms pozicijoms, rezultatuose atsispindėjusiais bruožais neretai vadovai apibūdina profesionalų administratorių. 

Tyrimo rezultatai parodė, kad svarbiausios savybės, kurių vadovai ieško atsirinkdami naujus darbuotojus yra šios:

Atsakingumas. Administracijoje dirbantys darbuotojai prisiliečia prie beveik visų įmonės dokumentų, neretai ir buhalterinių. Jie tampa dešiniąja vadovų ranka, kur atsakomybė dar labiau padidėja. Tuo pat metu – administracijos darbuotojas tai žmogus, kuris „žino atsakymus į visus klausimus“, į kurį pirmąjį dažniausiai kreipiasi kolegos, susidūrę su nesklandumais. Ne visada iki galo gerai įsisąmoninama administratorių atsakomybė – tai nuimti nuo savo kolegų visus darbus, kurie trukdo tiesioginiam jų funkcijų atlikimui. Pavyzdžiui, tam, kad pardavimų vadovas neprarastų 10 minučių pardavimų pokalbio virdamas kavą, jam pagelbsti administratorius; net nesusimąstome apie tai, kad biure gali nebūti reikalingų kanceliarinių prekių ar kitų priemonių ir pan. 

Pozityvumas. Administratorius yra įmonės atstovas klientams, partneriams, kolegoms. Taigi natūralu, kad kiekvienas vadovas tikisi jog apie jo įmonę žmonės yra linkę susidaryti pozityvias asociacijas. Administratorius dažniausiai yra pirmasis sutinkamas žmogus biure, o tai reiškia ir pirmąjį įspūdį apie organizaciją (pirmojo įspūdžio efektas yra stipriai nagrinėjama socialinės psichologijos mokslų sritis, lemianti bendrą žmogaus vertinimą apie konkretų reiškinį, šiuo atveju – organizaciją) paliekantis asmuo. Pasvarstykite, kokia pirmoji mintis kiltų pravėrus įmonės duris, o už jų pamačius nepatenkintą ir neigiamai nusiteikusį administratorių.

Efektyvumas ir darbštumas. Administratorių pozicija apima visą puokštę skirtingų užduočių. Tai reiškia, kad šios pozicijos atstovai privalo pasižymėti nepriekaištingais laiko planavimo įgūdžiais, gebėti prioretizuoti bei dirbti efektyviai išnaudojant darbo laiką. Ši pozicija kompleksiška dar ir tuo, kad šalia suplanuotų darbų kiekvieną dieną yra dalis veiklų, kurių neįmanoma numatyti: kolegų klausimai, klientų skambučiai, įrangos gedimai ar kt. Neretai administratorius turi pasirūpinti ir tuo, kad jo kolegos efektyviai išnaudotų laiką pvz.: planuojant verslo keliones, derinant susitikimus ir pan. 

Komandiškumas. Priklauso nuo įmonės dydžio, bet dažniausiai įmonės turi vieną administratorių, tačiau tai nereiškia, kad jis – individualus žaidėjas. Administratoriaus užduotys skiriasi nuo kitų kolegų, tačiau jo pozicija yra orientuota į organizacijos darbuotojų ir vadovų gerovę. Noras padėti kitiems ir rūpintis komanda kiekvieno profesionalaus administratoriaus asmenybinio profilio dedamoji. „Care-management“ yra tendencingai populiarėjanti atsakomybė administratorių skelbimuose. Vis labiau pastebima ir pripažįstama šios administratorių atsakomybės reikšmė organizacijos kultūrai bei darbuotojų motyvacijai. 

Apibendrinant tyrimo rezultatus, labai didele persvara darbdaviai buvo linkę išskirti su rezultatyvumu susijusias asmenybės savybės, kurias jie linkę vertinti ne tik atrankų metu, bet ir atpažinti geriausiuose savo įmonės darbuotojuose. Vadinasi, ruošiantis darbo pokalbiui, administratoriai turėtų apsvarstyti pavyzdžius, kuriuose geriausiai atsispindi orientacija į rezultatą, tačiau taip pat – santykio kūrimo dalis. 

Dėkojame Deimantei už įdomiais įžvalgas, na o mes, „Biurų sesės“ narės, galime pratęsti šios temos diskusiją tik mums skirtame, uždarame forume.

 

Dalintis:

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn